Un budget événementiel est une estimation des dépenses et des revenus associés à votre événement. Il s’agit d’une prévision du coût de votre événement et de ce qu’il générera, détaillé par catégories.
Établir un budget événementiel peut sembler une tâche fastidieuse, mais c’est sans aucun doute un impératif. Il aide les planificateurs à surveiller leurs dépenses et à les garder sous contrôle, à mieux comprendre ce qui est dans leurs moyens et à soutenir les décisions de dépenses.
Et cela aide les planificateurs à déterminer si leur événement est financièrement réalisable et leur échelle ou capacité potentiellement maximale.
De même, le budget de l’événement permet aux organisateurs de rester réalistes en ce qui concerne les KPI de leur événement (par exemple, le nombre de participants).
En outre, un budget donne aux organisateurs une image claire de « où va l’argent », identifiant les domaines de dépenses élevées et les opportunités d’économies potentielles.
Notamment, un budget événementiel permet de mesurer le retour sur investissement de l’événement, ce qui est crucial pour le reporting post-événement aux cadres supérieurs.
Alors, comment établir un budget événementiel précis et réaliste ? D’où obtenez-vous le prix? Quels éléments devez-vous inclure? Pour vous aider dans la budgétisation de votre événement, nous avons créé un guide complet étape par étape pour les événements virtuels et hybrides.
Gardez à l’esprit les objectifs de votre événement
Lorsque vous établissez votre budget événementiel, gardez toujours à l’esprit la vision et les objectifs de votre événement. Les objectifs guideront les priorités budgétaires de votre événement, vous aidant à investir dans des éléments qui feront avancer vos objectifs primordiaux.
Par exemple, votre événement pourrait aspirer à éduquer votre public, à générer des prospects ou à encourager le réseautage au sein d’une communauté d’affaires.
Ces objectifs directeurs devraient être au premier plan lorsqu’on décide d’allouer le budget à différents domaines. En effet, si votre événement est éducatif, investir dans les meilleurs conférenciers dans le domaine sera une priorité absolue. Sinon, si votre objectif est de promouvoir le réseautage, investir dans un outil de réseautage virtuel robuste sera plus critique.
Analysez les références de l’industrie et les données historiques
Pour comprendre les tarifs moyens d’éléments tels que les plateformes audiovisuelles ou d’événements virtuels, effectuez des recherches sur l’industrie. Certains de ces prix sont affichés publiquement, mais d’autres peuvent être plus difficiles à déterminer.
Dans ce contexte, utilisez les communautés de professionnels de l’événementiel telles que MK4 Event . La communauté comprend des pairs qui ont probablement été confrontés à des situations similaires et peuvent vous donner des conseils et des repères appropriés.
Alternativement, si votre prochain événement n’est pas le premier, les données des événements passés sont un point de départ précieux.
En effet, vous pouvez estimer un minimum, un maximum et une moyenne à partir de vos événements passés qui vous aideront à déterminer si vous sous-investissez ou dépassez certains postes.
En plus des rapports post-événement, vos budgets d’événements précédents peuvent également vous apporter de précieuses leçons sur ce qui valait la peine d’investir et ce qui ne l’était pas.
Vos événements peuvent différer en termes d’échelle ou de portée, utilisez donc les budgets des événements précédents comme référence plutôt qu’une contrainte rigide à reproduire.
Obtenez le soutien de votre équipe et de votre direction
Une fois que vous avez le premier projet de budget, il est essentiel d’obtenir le soutien de votre équipe et des parties prenantes au niveau de la direction.
Les cadres n’auront peut-être pas besoin d’entrer dans les moindres détails des fournisseurs et des articles que vous envisagez d’acheter. Néanmoins, ils devraient au moins estimer combien coûtera l’événement, donc il n’y a pas de surprises par la suite.
De plus, le partage du budget de l’événement avec les membres de l’équipe et la direction vous donnera différentes perspectives sur les dépenses.
Décrivez tous les coûts dans le budget de votre événement
Une fois que vous avez déterminé vos grands domaines d’intervention, il est temps de décrire chaque élément de votre budget. Soyez détaillé et ne vous limitez pas à de grandes catégories, afin de ne manquer aucun élément.
Par exemple, vous pouvez écrire « lieu » comme une catégorie générale dans votre budget, mais vous devez le décomposer en plusieurs éléments de ligne.
En règle générale, les budgets d’événement comportent deux colonnes, une pour le « coût prévu » et une pour le « coût réel », reflétant votre estimation avant l’événement et le prix réel que vous avez payé pour les articles. Plus ces chiffres sont proches, plus le budget de votre événement est précis.
Surtout, suivez le budget de votre événement et mettez à jour ses chiffres régulièrement, afin qu’il soit précis à tout moment et donne un aperçu de votre situation financière.
Pour vous aider à établir le budget de votre événement, nous décrivons certains des principaux éléments de coût que vous pouvez inclure.
